Aralık ayı ile birlikte tüm şirketlerin en önemli gündem maddesi yılı tamamlarken gözden geçirme yapmak ve gelecek yıla ilişkin planları ortaya koymaktır. Hem şirketin geneli için, hem de bireysel bazda yapılan değerlendirme ve planlama çalışmaları herkes için heyecan ve umut barındırır. Elbette başarılı bir yıl geçirebilmek için doğru bir değerlendirme ve planlama çalışması ortaya koyabilmek önemlidir. Bu yazımızda, söz konusu gözden geçirmeyi yapmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğine değineceğiz.

Şirketler yönetim felsefesi ve işleyiş açısından temelde ikiye ayrılabilir. İlki, sezgisel ve gözlem yoluyla hareket eden şirketler, ikincisi ise mantıksal ve veriler ile hareket eden şirketlerdir. Birinci tipte yer alan şirketlerdeki yöneticiler geçmiş deneyimlerine çok güvenirler ve olayları ve sonuçları gözlemleyerek çözümlemeye çalışırlar. Yapılan her bir çözümleme sonucunda deneyimlerine başvurur, sezgileri aracılığıyla kararları alır ve sonuçların umdukları gibi gelmesini beklerler. Eğer sonuçlar beklendiği gibi olmaz ise elbette suçlanabilecek birçok alan bulunabilir ve karar verici haricindeki tüm diğer etkenlere kötü sonuçlar yüklenebilir.

Mantıksal ve veriler ile hareket eden şirketler de geçmiş başarı ve başarısızlıklarını önemser ve alınan sonuçlardan önemli dersler çıkarırlar. Ancak, bu tip şirketler alınan derslerden bir adım fazlasını ortaya koymayı da alışkanlık haline getirmiştir. Özellikle geçmiş sonuçların yanı sıra olaylara ilişkin sağlıklı verileri toplamayı, analiz etmeyi, gelecek hakkında mantıklı öngörüler oluşturmayı ve en son karar almayı tercih ederler. Böylelikle kararlara ilişkin alınacak sonuçların daha öngörülebilir olmasını ve risklerin minimize edilmesini sağlarlar. İki uç örnekte yer alan şirketleri karşılaştırdığımızda elbette daha başarılı sonuçlar almasını beklediğimiz şirketi tahmin etmemiz çok zor değildir.

Şirketler, sahadan (iç ve dış) toplayabildikleri sağlıklı veriler doğrultusunda mevcut durumunu net bir şekilde analiz edebilir, tarafsız analizler gerçekleştirdikçe de geleceği doğru kurgulayabilirler. Dolayısıyla geleceğe açılan kapının dün ve bugüne ait doğru verilerden geçtiğini kabul etmek gerekir. Peki, düne ve bugüne ait resmi gözden geçirirken nelere dikkat etmek gerekir?

1.Her Veri Zihnimizi Netleştirmez

Sağlıklı bir gözden geçirme yapabilmek için öncelikle nereye bakmak gerektiğini belirlememiz gerekir. Şirketin mevcut durumunu değerlendirmek üzere her şeyi gözden geçirmeye almak, her şey hakkında veri toplamaya çalışmak bazen önemli olan noktaları görmeyi zorlaştırır. Dolayısıyla çok bilgi her zaman iyi değildir ve görüş açısını bulandırabilir. Şirketin yürüttüğü ana işler üzerine yoğunlaşmak, başarıyı ve farklılaşmayı yaratacak noktaları tespit edip bu kapsamda veri toplamayı planlamak gereklidir.

2. Koşmadan Önce Yürümeyi Öğrenmek

Her şirket hızlı hareket kabiliyetine sahip olmayı amaçlar ve bu doğrultuda zaman zaman sabırsız davranabilir. Bu kapsamda, şirketin mevcut durumunu gözden geçirmek için gerekli verileri biran önce analiz etmeyi arzulayabiliriz. Ancak, önemli olan verilere ulaşmak değil, sağlıklı verilere ulaşabilmek ve sürdürülebilir bir analiz süreci tasarlayabilmektir. Bu doğrultuda önceliğimiz sahadan sağlıklı verilerin gelmesini sağlayacak bir sistem altyapısının kurulması olmalıdır.

Sahadan veri toplamak amacıyla şirketler büyük yatırımlar gerçekleştirerek gelişmiş yazılımlar kullanmayı tercih eder. Elbette söz konusu yazılımlar sayesinde verinin tutulma, ulaşabilme ve arşivleyebilme kolaylığı artar. Ancak, bu tarz yazılımlara çok büyük yatırım yapan şirketlerde dahi veri toplama ve raporlama süreçlerinin aksayabildiğini görebiliriz. Dolayısıyla büyük yatırımlar yapmaya gücü olmayan şirketlerin dahi sahadan veri toplayabilmek için bu bahaneyi kullanması anlamsızdır. Gerekli görülen durumlarda manuel formlar aracılığıyla da sahadan veri toplanabilmekte ve biraz daha fazla iş gücü ile analiz edilebilmektedir.

3. Sayılarla Konuşmayı Kültür Haline Getirmek

Mantıksal ve veriler ile karar almayı tercih eden şirketlerde ortak dil sayılardır. Kesin ve herkes tarafından anlaşılabilir anlamlar ifade etmesi dolayısıyla sayılar aracılığıyla durum tarifi yapmak, iş devrini gerçekleştirmek ve bilgi aktarmak daha sağlıklı hale gelebilir. Bu durumun tam zıttı olan şirketlerde ise “hallederiz” zihniyetinin hakim olması sonucunda mevcut durumu herkesin farklı anlayabileceği “Çok İyi”, “Çok Yakında”, “Çok Acil”, “Çok Kaliteli” gibi kelimeler ile ifade edildiği görülebilir.

Tüm personelin aynı bakış açısına sahip olabilmesi ve sağlıklı bir iletişim ağı kurabilmek için yine tüm personelin sayılar ile konuşabilmeyi, yorum yapabilmeyi ve analiz edebilmeyi öğrenmesi gereklidir. Kültür haline gelen davranışlar alışkanlıklara dönüşmüş ve eski-yeni tüm personel tarafından kabul görmüş demektir. Sayılarla konuşmanın kültür haline getirilmesi de kolay olmamakla birlikte şirket başarısına önemli katkı sunan alışkanlıklar kazanmak için gereklidir.

4. Tablo ve Raporlarda Boğulmamak

Daha önce tarif ettiğimiz şekliyle çok bilgi her zaman değerlendirme yapmak adına iyi olmayabilir. Aynı şekilde sahadan gelen verileri değerlendirmek adına Excel tablolarında, Powerpoint sunumlarında ve raporlarda da çok fazla boğulmamak gerekir. Nihayetinde amacımızın gelecek için öngörülebilir ve daha az risk barındıran kararlar almak olduğunu unutmadan, yeterli düzeyde bu araçları kullanmayı öğrenmeliyiz. Hem kendimizi, hem de destek olan personeli raporlar ile boğmak yerine zaman zaman personelin deneyimleri, yorumları ve gelecek üzerine fikirlerinin de dinlendiği ortamlar yaratmamız önemlidir. Şirket yönetimi için raporlar önemli, çalışanlara dokunabilmek ve onları dinleyebilmek ise çok daha önemlidir.

5. Gelecek İle Sağlıklı Köprü Kurmak

Şirketimize dair gerekli iç-dış çevre gözden geçirmesini yapabildiğimiz anda, söz konusu çalışmaların bir değer üretebilmesi için artık gelecek ile bağını kurabilmemiz gereklidir. Şirketin geleceğine değer katmayan tüm veri, analiz ve değerlendirme çalışmaları sadece zaman kaybına neden olur.

Yılı değerlendirmek ve gelecek yıla ilişkin hedeflendirme – planlama yapabilmek adına şu üç soru bizlere yardımcı olur:

• Şirket olarak geçmişte neler yaptık? Ne sonuçlar elde ettik?
• Şirketimiz bugün tam olarak hangi konumda?
• Gelecekte şirketimizin nerede olmasını istiyoruz?

Bu yazı ile bahsettiğimiz tüm gözden geçirme çalışmaları ilk iki soruyu tanımlarken, anlamlı bir çıktı sağlayan nokta ise üçüncü soru ile bağ kurulduğunda ortaya çıkar. Gelecek yazımızda söz konusu bağı kurmak üzere neler yapılması gerektiğini paylaşıp yılı hep birlikte sağlıklı, mutlu ve başarı hedefleri ile kapatabiliriz.