Şirketler için birincil amaç zorlu iş dünyası koşullarında hayatta kalabilmek ve yaşam ömrünü uzatabilmek olarak tarif edilebilir. Şirket yaşam ömrünü uzatabilmek için gerekli olan anahtar başlıklar ise verimlilik, karlılık, hızlı adaptasyon, esneklik, yenilikçilik ve profesyonellik şeklinde sıralanabilir. Kuşkusuz her bir anahtar başlığın içeriğine girildiğinde hem birbiri ile bağlantılı, hem de karmaşıklık derecesi yüksek birçok detaylı alt başlık bulunur. Her bir başlık için değişmeyen en önemli özellik ise, şirketlerin hayatta kalabilmesini sağlayacak tüm başlıkları uygulamak üzere sistem kurulumuna gereksinim duymasıdır.

Sistem kurulumu, belirli kurallara bağlı olarak işlerin tanımlanması, kişilerden bağımsız / iş odaklı bir yapının kurulması, iş akışının takibi, analizi ve iyileştirilmesini kapsayan bir çalışmadır. Sistem kurulumu sadece şirketin yaşam ömrünü uzatmak için değil, dahası çalışanların iş huzurunu artırabilmek için de gerekli olan önemli bir konudur. Kurumsallaşma çabası içerisindeki birçok şirkette çalışanların ilk sırasında yer alan beklentinin görev tanımlarının netleştirilmesi ve iş yapma biçimlerinin doğru tanımlanması olduğu görülür. Tüm bu beklentiler aslında çalışanların da en az şirket sahipleri ve yöneticileri kadar sistem kurulumu beklentisinde olduğunu gösterir.

Şirketlerin yaşam ömrünü uzatacak formülün sağlıklı bir sistem kurulumundan geçtiğinde hem fikir olduktan sonra, bu sistemin nasıl kurulması gerektiği gibi büyük bir soru işareti ortaya çıkar. Sistem kurulumu açısından plan oluşturulurken ünlü 5N1K tekniği rahatlıkla kullanılabilir:

• Ne?
• Nasıl?
• Neden?
• Nerede?
• Ne Zaman?
• Kim?

Yukarıda yer alan 6 soruya verilecek cevaplar sayesinde sistem kurulumu için gerekli planlamanın yapılması sağlanır. Elbette her biri kendi içerisinde yüksek dikkat düzeyi ile ele alınması ve şirket yönetimi tarafından tarafsız şekilde incelenerek değerlendirilmesi gereken sorulardır. Bu yazımızda ise “Kim?” sorusu çerçevesinde şirketlerde sistem kurulumunu kimin / kimlerin yürütmesi gerektiği konusu üzerinde duracağız.

Değişim, gelişim, dönüşüm ve benzer birçok kavram iş dünyası için gerekli ve hemen hemen her kesimden çalışanın isteyeceği konulardır. Ancak, “isteme eylemi”nin bir adım ötesine geçerek tasarım yapmak ve uygulamak eylemleri önümüze çıktığında aynı kararlılığı herkeste görmek ne yazık ki çok zordur. Bu durumu “herkes değişimi ister, çok azı bunu uygular” genellemesi ile özetlersek yanılmış sayılmayız. Peki, neden insanlar bir şeyi çok isterken onu elde etmek için çaba sarf etmeye gönüllü olmazlar? Bu sorunun cevabı için değişim gerektiren zorlukların neler olduğunu öncelikle incelemekte fayda var:

• Geçmişten süregelmiş alışkanlıklardan sıyrılma gerekliliği,
• Konfor alanını terk ederek hiç denenmemiş yolları keşfedebilme cesareti,
• Çevredeki insanlara “yanlış yapıyoruz” ya da “böyle yaparsak daha doğru olabilir” diyebilme açık sözlülüğü,
• Kendini her fırsatta geliştirmek için araştırma ve yeni bilgi edinme ihtiyacı hissetme,
• Direnç ile karşılaşılan noktalarda alınan kararları uygulamaya devam etme kararlılığı,
• Gerek görülen konularda inisiyatif alabilme ve yönlendirici olma gerekliliği.

Yukarıda sayılan her bir özellik, bir şirketin değişimini en az sorun ile gerçekleştirebilmek için kişilerde bulunması gerekli özelliklerdir. Yazı ile rahatlıkla ifade edilebilen bu özellikleri kazanmak ise hiç kolay değildir. Genel olarak direnç gösteren ya da değişime istekli olup harekete geçmeyen çalışanlar incelendiğinde ise bu özellikleri kazanmak üzere bir çaba sarf etmediklerini görürüz. Bir başka deyişle problemin kök nedeni, insanların değişime karşı olumsuz bakış açısına sahip olması değil, değişim için gerekli olan yetkinlikleri kazanmak için çaba sarf etmemeleridir. Tam da bu nedenledir ki, çalışanların çok büyük bir kısmı değişimi istese de, çok az şirketin gerçekten bunu başardığını görürüz. Değişime öncelikle kendisinden başlamayan çalışanların ise tüm sisteme “destek olacak ve sistemi işler hale getirecek” bir kurtarıcı beklediğini görürüz. Söz konusu istek, “benim dışımda her şey değişsin ve düzene girsin, ama benim rahatım bozulmasın” beklentisidir.

Konfor alanının dışına çıkamayan şirketler, değişim için süper kahraman beklemeye mahkumdurlar.

Süper kahramanları geçmişte çizgi romanlardan, günümüzde ise sinematik evrenler aracılığıyla ekran başından izlemek oldukça keyiflidir. Genellikle tüm umutların tükendiği anlarda ortaya çıkıp her şeyi yoluna koymayı başaran karizmatik, güçlü, esprili, zeki ve çekici karakterlerdir. Kötü karakterleri bir çırpıda etkisiz hale getiren ve insanlara umut olan bir süper kahraman olmayı elbette herkes düşler. Ancak, gerçek hayatta işler böyle yürümez. Hiçbirimiz kazara ya da planlı olarak doğaüstü güçlere erişemeyeceğiz. Aynı şekilde hiçbir sihirli değnek de şirketlerimizde yaşadığımız sorunları gelip bir çırpıda ve tek başına çözemeyecek!

Yukarıda sıralanan gerçekleri acı bir şekilde kabullenmeye başladığımızda aslında her birimizin kendi sorunlarını çözebilen, çözmek için samimi bir çaba sarf eden bir oluşumun parçası olabileceğimizi hatırlamamız gerekir. Asıl başarı, uğruna sarf edilen çabaların bir sonucu olarak değişimi elde edebilmektir. Böylelikle kalıcı bir sistem yaratabilir ve yeni süper kahramanlara ihtiyaç duymadan sürekli gelişimi sağlayabiliriz.

Bu yazı sonrasında lütfen kendinizi ve çevrenizi sorgulayın. Bir şeylerin değişmesi için süper kahraman bekleyenlerdenseniz ya da bu düşüncedeki bir şirkette çalışıyorsanız emin olun yarın da aynı güne uyanacaksınız demektir! Değişimi önce kendinizde başlatmanız ve sonra çevrenize yayarak başarıyı elde etmeniz dileğiyle.