İş hayatına adım atan herkesin uzak ya da yakından bildiği bir söz vardır: “ölçülemeyen şey yönetilemez”. Elbette bu düşüncenin jenerik söz haline gelmesi, gerçeklik payının çok yüksek olması sayesindedir. Şirketleri, departmanları ya da ekipleri yönetirken beklentimiz, hedeflenen yönde bir performans ortaya koymak ve başarı hikayesi yaratmaktır. Öyleyse yönetim kavramının “başarılı” sayılabilmesi için öncesinde doğru hedef belirlemek, sonrasında ise çıktılara ait performansı doğru ölçebilmek gerekir.

Şirket performansını ölçebilmek, elbette doğru hedeflendirme yapmak ve yönetmek kadar zor bir iştir. Ne yazık ki ülkemizde geniş bir biçimde var olan geleneksel yönetim anlayışı içerisinde söz konusu üç unsuru da geçmiş deneyimler ve sezgiler yoluyla yürütmeye devam ediyoruz. Dolayısıyla tam olarak hedef koyamadığımız, yönetemediğimiz ve ölçemediğimiz şirketlerle bir türlü gelemeyen başarı hikayelerini bekliyoruz.

Geleneksel yöntemlerden çıkmaya başlayan ve kurumsallaşmak üzere çaba sarf eden şirketlerde ise her yıl birçok konu ve kapsamda hedefler koyarak ölçmeye çalışıyoruz. Ancak, çoğu zaman söz konusu hedefleri seçerken şirketin mevcut durumunu göz önünde bulundurarak belli noktalara odaklanıyoruz. Eğer şirketimizde satışlar düşük ise satış performansını artırmaya, nakit akışında problem varsa tahsilat performansını artırmaya ya da farklı sebeplerle maliyetleri azaltmaya yöneliyoruz. Bu hedeflerin hiçbirisi elbette bir şirket için yanlıştır denemez ancak sınırlı bir konu ya da noktaya odaklanarak konulan hedeflerin ve ölçülen performans sonuçlarının da çoğu zaman bize doğruyu göstermediğini söylemek gerekir.

Daha önceki birçok yazımızda şirketlerin amacının yaşam ömrünü uzatmak olduğundan bahsetmiştik. Kısa dönemde şirketin yaşadığı bunalımları atlatmak üzere belli konulara odaklanmak ve bu yönde performansı geliştirme ihtiyacı hissetmek olağandır. Ancak, uzun vadede başarı yakalayabilmek için geniş kapsamlı ve çok yönlü bir performans tanımı yapmaya ihtiyaç vardır. Söz konusu tanımı şöyle ifade edebiliriz:

 

Şirket Performansı = Etkililik Oranı * Verimlilik Oranı * Etkinlik Oranı

 

Performansa etki eden üç farklı kavramı şöyle açıklayabiliriz:

• Etkililik : Etkililik, şirket için “doğru işi yapmak” anlamına gelir. Diğer bir ifade ile elde edilen çıktıların şirket beklentileri yönünde olması demektir. Etkililik kavramı sonuca odaklı olmayı ifade eder ve genellikle şirketlerde tüm çalışanlardan öncelikli olarak beklenen şey etkili sonuçlar üretilmesidir. Bu kavrama en iyi örnek müşterinin istediği ürünü üretmek ve müşteri memnuniyeti elde etmek verilebilir.Etkililik oranını ölçebilmek için öncelikle şirket çatı stratejisinden başlayarak departman ve kişi bazında birbirine bağlanan sonuç odaklı hedeflerin oluşturulması önemlidir. Sonuca dayalı ve çıktıları genellikle sayısal veriler içerdiği için etkililik hedeflerini ölçmek bu yapı içerisindeki en kolay olanıdır.

• Verimlilik : Etkililik kavramı ile şirketin elde etmek istediği sonuçlara ulaşmayı anlatmıştık. Elbette doğru işi yapmak gereklidir ancak bu durum her zaman şirketimiz için faydalı olabilir mi? Eğer sonuca ulaşırken kaynakları optimum düzeyde kullanamamışsak şirketimiz için faydalı bir sonuç elde ettiğimizi de söyleyemeyiz. Dolayısıyla verimlilik kavramı bize “işi doğru yapmak” sloganını ifade eder. Yapılan her doğru iş ne yazık ki aynı zamanda verimli gerçekleştirilmiş anlamına gelemez. Örneğin müşteri memnuniyeti sağlamak amacıyla ürünü planlanandan kısa sürede bitirmek üzere daha fazla personel ile üretimi yapmak etkili ancak verimli olmayan bir süreçtir.Verimlilik hedefleri, belirlenen sonuçların üretilmesi esnasında kaynakları doğru kullanmayı ifade eden ve süreç odaklılığa vurgu yapan bir kavramdır. Sürecin doğru işletilmesi sayesinde elde edilen çıktı bakımından hem müşteriyi memnun etmesi, hem de maliyet açısından şirketi memnun etmesi önemlidir. Verimlilik hedefleri, belirlenen etkililik hedeflerinin hemen ardından şirketin mevcut kaynakları ile doğru orantılı olarak çatı stratejiden başlayıp tüm hücrelere kadar inecek şekilde tasarlanmalıdır.

• Etkinlik : Çoğu zaman hem doğru işi yapıp, hem de işi doğru yaptığımızda tüm sorunlar çözülmüş gibi düşünebiliriz. Keza birçok şirket için performansı başarılı saymak için bu iki kavram yeterlidir. Ancak, uzun vadeli bir yaklaşım ile Etkili ve Verimli yapılan işlerin sürdürülebilir olmasını sağlayacak bir sistemin gerekliliğini de unutmamak lazım. Burada sistem ile anlatmak istediğimiz şey özellikle standartları oluşturulan, kişilerden bağımsız işleyebilen bir iş akışının oluşturulabilmesidir. Dolayısıyla sadece kişilerin başarılı performansına bağımlı kalmayan ve oluşturduğu sistemin işletilmesi ile sonuca etki edebilen bir şirket yaratmak, önemli bir diğer hedefimiz olmalıdır. Etkinlik, standartları oluşturulan sistemin kişiler tarafından ne düzeyde uyguladığını ifade eder. Başka bir deyişle etkinlik, “işi kurallarına göre yapmak” demektir.Etkinlik oranını ölçebilmek için öncelikle şirketin süreçlerinin yazılı hale getirildiği ve işlerin standartlarının oluşturulduğu bir yapının tasarlanması gereklidir. Kimi şirketler için bürokratik ve zaman kaybına neden olan çalışmalar olarak görülmekle birlikte, şirketin geleceğini teminat altına alan bu üç önemli unsurun olmazsa olmaz parçasıdır. Söz konusu yapı ile birlikte şirketin yazılı hafızasının da gelişmeye başladığı, kişilerin yedeklerinin oluşturulmasında daha kolay yol alındığı ve yeni personelin şirket daha sağlıklı adapte olabildiği de görülebilir. Etkinlik hedefleri tüm çalışanlar ve departmanlar için belirlenen standartlara, prosedürlere, talimatlara, görev tanımlarına ve iş akışlarına uyulması yönünde olmalıdır. Etkinlik hedeflerinin ölçümü ise şirketlerde gerçekleştirilen iç ve dış etkinlik denetimleri ile sağlanabilir.

Yazının başında bahsettiğimiz jenerik sözün tam halini şimdi yazmak uygun olacaktır: “tanımlanamayan şey ölçülemez, ölçülemeyen şey ise yönetilemez”. Doğru tanımlama yapmak için şirketimizin kaynaklarını, sistemini ve hedeflerini ortaya koymak gereklidir. Hedefleri ise tek bir odak noktasından çıkararak geniş ölçüde ele almak ve etkililik, verimlilik ve etkinlik yönleriyle belirlemek önemlidir. Tüm yapıyı elimizdeki yetkin yöneticiler ile yönetmeye başladıktan sonra ise geriye kalan şey kontrol ve denetim mekanizmalarını çalıştırmaktır. Mekanizmalar bir kere çalışmaya başladığı zaman şirketimizin performansını bütüncül bir şekilde ölçebilmek olanaklı hale gelir. Böylesi bir şirketin ise yeni başarı hikayeleri yazamaması için hiçbir neden kalmayacaktır.