İş yaşamında gelişimi sağlamak adına zaman zaman hayal kurmak ve zihnimizde oluşan örüntülerden gerçeğe yönelik uygulamalarımızı beslemek gerekir. Bu yazımda bahsetmek istediğim kavramı anlatmak adına da öncelikle bir hayal kurarak başlamayı seçiyorum.

Diyelim ki, bir şirketin patronusunuz ve düşüncelere dalmış yolda yürürken bir sihirli lamba buldunuz. Hayal bu ya, lambanın içerisinden de “sihirli yönetim gurusu” çıktı. Guru, sizi düşünceli görünce üzülmüş ve “Normalde 3 dilek yerine getiririm ama sana daha fazla yardımcı olmak istiyorum. Benden şirketin için 6 tane dilek dileyebilirsin, hemen yerine getireceğim.” diyor. Siz olsanız neler dilersiniz?

Bu soruyu kendi adıma düşündüğümde aklıma gelen ilk altılı şunlar oldu:

• Her satış kanalında bulunan bir ürün
• Güçlü bir finansal yapı
• Sorunsuz ve kısa süreli malzeme tedariki
• Hatasız ve kaliteli üretim
• Motivasyonu ve iş verimi yüksek çalışanlar
• Gerekli bilgiye zamanında ulaşabilme

Bir şirket için dileyebileceğim öncelikli altı dileğim için şimdi de hayalden uygulamaya doğru bir analiz yapalım. İlk bakışta göze çarpan şey, bu altı kriterin de ortak bir noktasının olması. Söz konusu ortak nokta, tıpkı bir akarsuyun kaynağından döküldüğü ağıza kayıpsız ulaşması gibi, bir sistem sayesinde somut veya soyut bir akışın ortaya çıkmasıdır. Konuyu şöyle detaylandıralım:

• Her satış kanalında bulunan bir ürün : Fabrikadan nihai tüketiciye ürün akışı
• Güçlü bir finansal yapı : Devir oranı yüksek nakit akışı
• Sorunsuz ve kısa süreli malzeme tedariki : Tedarikçiden şirkete hammadde akışı
• Hatasız ve kaliteli üretim                             : Üretim hattı boyunca hammadde, malzeme ve yarı mamul akışı
• Motivasyonu ve iş verimi yüksek çalışanlar : İçsel motivasyonu yüksek ve iş esnasında akış kavramını yakalayan çalışanlar
• Gerekli bilgiye zamanında ulaşabilme : Şirket içi ve dışı, birimler ve kişiler arası bilgi akışı

Her bir kriterin özünde, içinde bulunan soyut ve somut varlıkların dinamik, hatasız ve etkileşimli bir şekilde akışa dahil olması yer alır. Eğer, ilgili varlığın (bilgi, malzeme, ürün, hammadde, para vb.) yolculuğu esnasında bir engel, birden fazla yan yola sapma gerekliliği veya sürekli geriye dönüşleri mevcut ise akışın sağlıklı ilerlemesi de söz konusu olamaz. Ayrıca, yolculuğun süresi (bir noktadan diğerine ulaşma süresi/uzaklığı) çok uzun ise ve/veya akışa imkan sağlayan kişinin yetenek ve yetkinlikleri yeterli düzeyde değil ise yine akış esnasında sorunların yaşanması muhtemeldir. Öyleyse, şirket içi ve ilgili dış çevresini çözüm odaklı ve birbiriyle bağlantılı süreç bakış açısı ile analiz ederek, var olan soyut ve somut varlıkların akışını gözden geçirmek gereklidir.

Akışı yönetmek, elde edilen sonuçtan sorunların nedenine doğru gitmekten ziyade süreçten sorunun kaynağına doğru gitmeyi ifade eder. Süreçlerin her bir bileşenini akışa sağladığı katkı ve yarattığı engel doğrultusunda analiz etmek, yangını söndürme faaliyeti yerine ise yangını ortaya çıkaran unsurlara odaklanmak ile anlamlı sonuç elde edilebilir. Ayrıca, akışın kalıcılığını sağlamak üzere de “sürdürülebilirlik” ilkesinin nasıl uygulanacağı tartışılabilir. Elbette tüm bu çalışmaların temelinde akışları analiz etmeye yarayacak tanımlanmış süreçleri ortaya çıkarmayı da unutmamak gerekir.

Yazı içeriğinde bahsettiğim akış, sadece standartlaşmış, mekanik bir yapıya sahip iş süreçlerinden ibaret değildir. Eğer odak noktamız sadece somuta indirgenmiş iş süreçleri olursa “akışı yönetmek” kavramına gerek olmaksızın “iş süreçlerini standardize etme ve problem çözme teknikleri uygulama” gibi oldukça yaygın uygulanan yöntemler zaten işimizi görecektir. Ancak bu yöntemlerin bir şirketin başarısı için tek başına yeterli olmasını beklemek, sihirli lambadan guru çıkmasını beklemek kadar anlamlı olabilir! Akışı yönetmek, çalışanların motivasyon ve iş verimini artırmaya destek olacak yapıları da harekete geçirmeyi öngörmelidir. Prof. Dr. Mihaly Csikszentmihalyi, “Akış: Mutluluk Bilimi” adlı kitabında çalışanlar için iş esnasında akışı “kişilerin yaptıkları işlerde zaman zaman ortaya çıkan ve kişinin kendi kendine en motive olduğu, odaklandığı ve verimliliğin en üst düzeyde olduğu anlar” olarak bahseder. Akışta kişinin yapması gerekenle yapabileceği arasındaki ilişki mükemmeldir. Kişinin mevcut becerilerinin bir-iki kademe üstünde bir çaba gerekir ve bu durum vücudu ve zihni zorlayarak ortaya konan çabanın en lezzetli ödül haline gelmesini sağlar. Bu denge, diğer tüm günlük deneyimleri gölgede bırakan bir odaklanma ve memnuniyet düzeyi yaratır. İş esnasında akışta olan insan, dışsal motivasyonlardan ziyade içsel motivasyonu ile harekete geçer ve katma değeri çok daha yüksek olan işler üretebilir. Dolayısıyla mekanik iş süreçlerinin yanı sıra insan yönetimi, psikolojik etmenler, şirket kültürü, çalışma ortamı gibi daha nice kavramlarla bağlı olarak akışı yönetmek üzere anlamlı sonuçlar üretebiliriz.

Akışı yönetme kavramı ile şirketi bütüncül olarak analiz etmeyi sağlayacak bir bakış açısı kurmak olanaklıdır. Bu kapsamda ister hammaddeden ürüne sorunsuz geçmeyi, istersek de çalışanları çöküş halinden motive hale geçirmeyi hedefleyelim, akışı bozan alanlara odaklanmayı ve kalıcı çözümler geliştirmeyi “iş disiplini” haline getirmeliyiz. Şimdi durun ve düşünün, kendiniz ve şirketiniz için akışı yönetmeyi bir disiplin haline getirebildiniz mi? Cevabınız evet ise tebrikler! şirketiniz için o “sihirli yönetim gurusu” siz oldunuz demektir. Eğer cevabınız şuan için hayır ise de lütfen başkalarından sihir yaratmasını beklemeyin ve o guru siz olmaya çalışın.