Sürdürülebilir sistemler, şirketlerin belirlediği hedefleri düzenli olarak yakalayabilmesini ve bu sayede yaşamını devam ettirebilmesini sağlar. Sürdürülebilirlik ilkesinden uzaklaşan şirketler ise ancak mevcut ekonomik göstergelerin el verdiği düzeyde, personelinin yetkinlik ve isteklerine bağlı olarak kısıtlı bir başarı yakalama olasılığına sahip olabilir. Üstelik elde edilen başarıların bir sonraki dönemde tekrarlanabileceğine dair hiçbir garantiye de sahip olamazlar.

Sürdürülebilirlik ilkesi, şirketlerin kurumsallaşma çabalarının içerisinde belki de elde edilmesi en zor, ancak bir o kadar da hayati öneme sahip kriterdir. Kurumsal bir sistemi gerektiği kadarı ile tasarlamak ve belirli bir süre için uygulayabilmek nispeten daha olası iken, söz konusu sistemi “kişiden, olaydan ve zamandan bağımsız olarak sürekli uygulanabilir” hale getirmek ve dahası bunu “sürekli gelişim” sağlayarak uygulayabilmek ise işin en çetrefilli yönüdür.

Geleneksel iş yapma biçimlerine sahip şirketlerin yeni yönetsel ve operasyonel beceriler kazanma esnasında eski alışkanlıklara kayma eğilimi “sürdürülebilirlik” gerekliliklerinin ne yazık ki önünü kapar. Eski alışkanlıklar hepimiz için daha kolay ve daha “bizden” olanı sembolize eder. Bu nedenle uygulaması zor görünen ve “bizden olmayan” yeni alışkanlıklardan kaçma eğiliminde olanları ayıplamak değil, onları anlamak ve değişim psikolojisini yönetmek gereklidir.

Sistemleri tehdit eden noktalardan birisi uygulamaya geçme zorluğu iken, bir diğeri ise işleri kolaylaştırdığı düşünülen fakat sürdürülebilirlik açısından risk taşıyan bilgi ve iletişim araçlarıdır. Risk, hedeflenen sonuca ulaşamama, kayba ve zarara uğrama olasılığı olarak ifade edilir. Kuşkusuz teknolojik gelişmelerin iş yaşamını kolaylaştıran birçok yönü olmakla birlikte, amacını aşan seviyelerde kullanıldığında sisteme uzun vadede zarar veren yönleri de vardır. Aslında her birimizin günlük rutini haline gelen ancak belirli noktadan sonra kurumsal ve sürdürülebilir sistemler açısından risk taşıyan bilgi ve iletişim araçları şunlardır:

• Excel Dosyaları : Excel dosyaları verileri biriktirmek, analiz etmek ve paylaşmak açısından bizlere oldukça pratik çözümler sunar. Her tekil kullanıcı tarafından kolayca dosya oluşturabilmesi, verilerin işlenebilmesi, belirli analizler ve karşılaştırmalar yapılabilmesi, grafikler ile destekleyici görseller hazırlanabilmesi sayesinde çalışanlar ve yöneticiler için bir nimettir. Ancak, sürdürülebilirlik ilkesi bize şirket içerisinde işlere ait verilerin mümkün olduğunca tek bir havuzda toplanabilmesi gerekliliğini şart koşar. Verilerin tek bir havuzda toplanabilmesinin şirkete sağladığı faydalar şunlardır:
  • Tüm verileri bir bütün olarak analiz edebilmeyi ve bu sayede daha sağlıklı bilgilere ulaşabilmeyi sağlar.
  • Verilerin departman ya da kişi tekelinde kalmamasını ve bu sayede gereken anda ulaşılabilmesini sağlar.
  • İşe yeni başlayan personelin gerekli bilgileri sistematik şekilde elde edebilmesini sağlar.
  • Departman ve kişilerin tekelinde oluşturulan excel dosyaları kısa dönemde pratik çözümler üretmesine rağmen, şirketin tamamını kapsayan bir veri havuzunun yaratılamaması nedeniyle sürdürülebilirlik açısından riskler barındırır. Dolayısıyla bir yönetim aracı olarak çalışanları sürekli excel dosyaları oluşturmaya ve bu sistemler üzerinden çalışmaya sevk ederken tekrar düşünmekte fayda vardır.
• Powerpoint Sunumları : Powerpoint sunumları, şirketlerin toplantı kültürü içerisinde vazgeçilmez bir yere sahiptir. Öyle ki, birçok şirkette herhangi ufak bir değerlendirme veya onay aşamasında dahi bir sunum gerekliliği yönetim beklentisi ve alışkanlığı haline gelmiştir. Powerpoint dosyaları, dinleyicilere bir konu hakkında anlatılmak istenen önemli noktalar için çerçeve sunmayı ve katılımcıların dikkatini bu noktalarda toplamayı hedeflemek için hazırlanır. Ancak, kritik ve detaylı içeriğe sahip toplantılar için yapılan hazırlıkların ötesinde, gündelik iş yaşantısının önemli bir kısmında sunum hazırlamak ile uğraşan çalışanları düşündüğümüzde yaptığımız işe sağladığı katkının ve verimliliğinin ne düzeyde olduğunu irdelemek gerekir. Powerpoint sunumları birçok toplantının hem tartışma, fikir birliği edinme, yaratıcılığı ortaya çıkarma gereksinimlerine zarar vermekte, hem de çalışanların asıl işlerine ayırmasını isteyeceğimiz vakitlerini öldürmektedir. Sürdürülebilir sistemler ise bunun aksine verimli çalışma esasına dayanır ve çalışanlar arasında sağlıklı bilgi akışı, tartışma, yaratıcı fikir ortaya koyma ve fikir birliğine varma ihtiyacı duyarlar.
• Whatsapp Uygulaması : son dönemin en etkili iletişim aracı olarak şirketlerin iş yapma biçimlerine de damgasını vuran whatsapp uygulaması, sürdürülebilir sistemler için en çok risk taşıyan noktalardan birisidir. Grup halinde ya da kişiler arası gerçekleşen konuşmaların içeriği görev deklare etme, denetleme, kritik konularda karar alma ve bilgi paylaşma gibi konulara dönüştüğünde anlık sorunlar çözülürken uzun vadede yaşanabilecek birçok sorun ortaya çıkmaktadır. Bu konuşmaların şirket yazılı hafızasına dahil olmaması, standart ve nesnel denetim yapmayı zorlaştırması ve bilgi akışında bozulmalara yol açmasından dolayı uzak durulması gereken bir araç olarak düşülmelidir.

Yukarıda bahsi geçen üç farklı araç günlük operasyonel işlere pratiklik kazandırmakla birlikte, uzun vadede kişilerden bağımsız ve standartlaşmış bir sistemin önündeki engelleri de yaratabilmektedir. Departman içerisinde ve kritik öneme sahip olmayan işlerde hızlı yol alabilmek için kullanılmasının yanında, tüm şirkete mal olabilecek ve kritik öneme sahip noktalarda mutlaka uzak durulmalıdır.

Günümüz teknolojik olanaklarının sağladığı bilgi ve iletişim araçlarını günü kurtarmak ya da sürdürülebilir sistemi kurabilmek ekseninde teraziye oturtabilmeliyiz. Asıl amacın uzun vadeli başarıyı yakalamak olduğunu anladığımızda ise daha sağlıklı sistemlerin oluşturulması için doğru aracı, yeterli düzeyde kullanmayı öğrenmeliyiz.