Hepimizin ilgi alanına giren konular içerisinde en çok sevdiği ve bir türlü sevemediği öğeler vardır. Bu öğeleri en kötü veya en iyi film, kitap, şarkı, sporcu, ayakkabı markası, hamburgerci ve daha birçoğu şeklinde olabildiğince uzatabiliriz. Dünyaya bakış açımız ve deneyimlerimiz bizleri bir seçim yapma konusunda yönlendirir ve “en iyi”den “en kötü”ye doğru sıralama yapmamızı sağlar. Aynı şekilde, çok beğendiğimiz ancak başkaları tarafından aynı değeri görmediğine inandığımız öğeleri ise üzülerek “underrated” olarak tanımlarız. Dahası, büyük kitlelerce beğeni gören ancak bize göre abartılmış olan öğeleri ise “overrated” olarak tanımlarız. İstisnasız herkesin ilgili olduğu konularda “en”ler listesinin yanı sıra, bir underrated ve overrated listesi de bulunur. Bu bilgiden hareketle şirketlerdeki süreçleri bir Süreç Yönetimi Uygulayıcısı gözü ile incelediğimizde, hakkettiği değeri görememiş süreçleri seçebiliriz.

Öncelikle belirtmek gerekir ki zaten henüz kurumsallaşmaya, iş standartlarını oluşturmaya ve şirket kültürünü yenilikçilik yönünde değiştirmeye çalışan şirketlerde Süreç Yönetimi gibi kritik uygulamalar dahi yeterli düzeyde ilgi göremez. Değişimin kıyısında, değişimin getirdiği sancılar içerisinde gereken ilgiyi görmeyen bu uygulamalar sahaya her zaman 1-0 yenik çıkmaya mahkumdur. Ancak bazı süreçler vardır ki, diğerleri ile karşılaştırıldığında biraz daha köşede tutulma refleksi ön plandadır. Böylesi süreçler ise diğerlerinden de vahim olarak sahaya 2-0 yenik çıkmanın zorluğu ile uzun bir süre yüzleşirler.

Süreç Yönetimi uygulamalarında anlam karşılığı tam olarak bu olmasa dahi, genellikle şirkete para kazandıran veya müşteriye direkt çıktı sağlayan süreçler “Ana Süreçler” olarak tarif edilir. Örneğin Satış, Pazarlama, Üretim gibi fonksiyonları içerisinde barındıran süreçler Ana Süreçlerin vazgeçilmez oyuncularıdır ve standartlaşma çalışmalarının hep ilgi odağı olurlar. Henüz standartlaşmaya başlamamış sistemler içerisinde dahi çok fazla uygulanmasından hoşlanılmayan Raporlama ve Toplantı gibi konular ise Süreç Yönetimi çalışması içerisinde pek rağbet görmez. Bu noktada söylemek gerekir ki, Raporlama ve Toplantı Yönetimi şirketler için bir süreçtir ve benzetme yapmak gerekirse şampiyon takımın nöbetçi golcüsü gibidir.

Şirketlerde ne zaman bir konuda anlaşma sağlanamasa, problem ortaya çıksa ya da bir hata için sorunlu tayin edilmek istense toplantı yapma ihtiyacı devreye girer. Aynı şekilde sorun arttıkça çözüm bulmak ve çıkış yolu aramak için de rapor isteyen yöneticilerin sayısı bir anda artmaya başlar. Öyleyse şirketimizin iyi günlerinde “yedek kulübesi”nde beklettiğimiz bu uygulamaları zor zamanlarda devreye sokarak aslında ne kadar kritik bir role sahip olduklarını da görebiliriz. Raporlama ve toplantılar anlık ihtiyaçlara cevap vermek üzere pratik ve hızlı bir şekilde uygulanarak pek çok problemin çözülmesini sağlayabilir. Bunun yanı sıra, kurumsal bir şirketin gereklilikleri olan izlenebilirlik, sağlıklı iletişim ve bilgi akışı, mantıksal karar verme gibi konularda da gelişme göstermek adına daha standart ve derinlemesine bir süreç olarak ele alınmaları da gereklidir.

Yukarıdaki anlatım doğrultusunda şirketlerde raporlama ve toplantı yönetimini “anlık ihtiyaçlara çözüm üreten spontane uygulamalar” ve “sistemin gelişimi için süreç bazlı uygulamalar” olarak iki kategoride inceleyebiliriz. İkinci kategori doğrultusunda Süreç Yönetimi çalışmaları içerisinde Raporlama ve Toplantı Yönetimi’ni bir Destek Süreç olarak tarif edebilir ve standart hale getirilmiş akışlar oluşturabiliriz. Raporlama ve Toplantı Yönetimi Destek Süreci içerisinde farklı periyod, hiyerarşi, kapsam ve yöntem ile gerçekleştirilen toplantıları belirleyebiliriz. Ayrıca, standartlaştırılmış toplantılar kapsamında değerlendirilecek raporları da belirleyebilir ve sorumlu ataması yapabiliriz. Bir süreç olarak tarif edildikten sonra rapor ve toplantılardan sağlanan verimin hızla arttığını ve dahası rapor ve toplantı uygulamalarının bir süreç olarak performans ölçümünün dahi yapılabildiğini görürüz. Böylelikle, ana süreç/ler içerisinde yer alan birçok akış gibi müşteriye sağlanan çıktıya direkt temas etmese veya şirkete para kazandırdığı düşünülmese dahi en “underrated” süreç olma şansızlığından kurtulmasını sağlayabiliriz. Unutmamak gerekir ki, böylesi nöbetçi golcüler sayesinde nice umutların bittiği anlarda galibiyet golleri gelir ve takımlar başarıya ulaşabilir.