Kurumsallaşma çabası içerisinde şirketlerde hangi metodoloji uygulanırsa uygulansın yapılan çalışmaların temel dayanak noktası işleri standart hale getirmek, ölçebilmek, hedeflendirmek ve iyileştirmek üzerine kuruludur. Bu dört aşamalı çalışmanın sonucunda kesintisiz bir döngü kurulabilirse ve dahası bu döngü kişilerin zorlamasından ziyade kendi haline çalışabilir bir sistem haline gelebilirse şirketlerde gelişimden söz edilebilir.

Gelişim için bahsettiğimiz dört aşamalı döngünün başlangıç yeri olan işleri standartlaştırma kısmı, sonraki çalışmaları da şekillendireceği için en kritik aşama olarak değerlendirilebilir. Ancak standartlaşmak günümüz iş dünyası dinamikleri açısından tehlikeli bir kavramdır. Bu denli hızlı bir değişimden geçen ve esnekleşme gerekliliğinin olduğu bir ortamda işleri standartlaştırmak üzere görece daha disiplinli, ancak hantal bir yapı hayali kurmak pek doğru bir yaklaşım olmaz. Dolayısıyla standartlaşma gereksinimlerini şirketler için yeniden tarif etmek ve sınırlarını da iyi belirlemek gerekir. Tüm dış etkenleri bir kenara bıraksak dahi günlük iş yoğunluğunun içerisinde karşılaşılması muhtemel milyonlarca öngörülemeyen engel nedeniyle standart iş tarifi yapılan süreçlerin dahi istisnalarının olacağı unutulmamalıdır.

Şirketler için yeni nesil iş dünyası içerisinde standartlaşmayı sağlamak ancak çalışanlara da zaman, iş ve teknik açılardan belirli özerklik alanları tarif etmek başarılı sonuçlar almaya yardımcı olmaktadır. Bu nedenle süreçleri kişilerden bağımsız olarak standartlaştırırken, kişilere süreçlerin iyileştirilmesi için özerk alanlar da yaratacak bir şirket iklimi yaratmak gereklidir. Böylesi bir dengeyi kurabilen şirketlerin gelecekte kişiden bağımsız sistemler kurarak riskleri azaltması muhtemel iken, aynı zamanda da yeni nesil çalışma sistemleri geliştirerek genç iş gücüne daha iyi hitap etmesi olasıdır.

Yeni nesil iş sistemlerinin tasarımından bağımsız olarak süreçlerin standartlaştırılmasını ele aldığımızda, yukarıda bahsettiğimiz gibi öngörülemeyen milyonlarca farklı olasılığın süreç standartlarını tehdit etmesi her zaman karşılaşacağımız bir durumdur. Şirketler için pürüzsüz yüzeylere sahip ve akışkan süreçler tanımlasak dahi şirketlerin her daim kaotik bir yapıya sahip olduğunu da unutmamak gerekir. Söz konusu kaotik yapı şirketlerin iş yapmasını zorlaştırırken, aynı zamanda da gelişimlerine katkı sağlayan pürüzlerdir aslında. Tasarım aşamasında süreçlerin standartlaştırılmasını düşünürken bu kaotik yapının her zaman var olacağını ve dolayısıyla istisnaların tamamının standartlaştırılamayacağını da kabullenmek gerekir. Süreçleri standartlaştırırken odak noktamız gerçekleştirilen ana işlerin akışını sağlayan her zaman yaptığımız işleri tarif etmeyi ve iyileştirmeyi kapsamalıdır. Süreç Yönetimi metodolojisi ile uygulanacak tasarım çalışmasının yanı sıra Kurumsal Risk Yönetimi çalışmaları ile karşılaşılabilecek risklerin senaryolaştırılması ve tehlikelerin minimize edilmesi sağlanabilir. Ancak yine de tüm riskleri öngörmek, tüm engelleri önceden bertaraf etmek imkansızdır.

Peki, süreçleri standartlaştırırken ve sistemli bir akış elde etmek üzere onca çaba sarf ederken yaşadığımız istisnaları da görmezden mi gelmeliyiz? Elbette hayır. İstisnalar yaşandıkça ele alınması ve süreçlerin gelişimi için mutlaka analiz edilmesi gereken önemli bir gelişim aracı olarak görülmelidir. Her yeni gün ile birlikte karşılaşılan her yeni istisnanın uygulayıcı ve geliştiriciler tarafından birlikte analiz edilmesi ve şu soruların cevaplanması gereklidir:

• Bu istisna benim akışımda bir risk mi oluşturuyor yoksa katma değer mi sağlıyor?
• Risk oluşturuyorsa bu istisnayı bir daha yaşamamak adına süreci nasıl revize edebilirim?
• Katma değer sağlayan bir istisna ise bu durumu sürecin standartları içerisine nasıl dahil edebilirim?
• Yaşadığım istisnaların başka süreç yada kişiler için doğurduğu yan etkiler nelerdir? Bu kapsamda sürecin tasarımına bakış açımız nasıl olmalıdır?

Şirketlerin standartlaşma çabaları içerisinde yapılan işleri tüm noktaları ile ele almaya çalışırken sonuca ulaşamadan detaylarda boğulması çok sık karşılaşılan bir hikayedir. Bu denli karmaşık ve kaotik yapıları her detayı ile tek seferde analiz etmeye, standartlaştırmaya veya yeniden tasarlamaya olanak verecek bir kaynağı her şirketin yaratması da muhtemel değildir. Dolayısıyla süreçleri standardize ederken sınırları ve derinliği iyi belirlemek, istisnaların olmasına izin vermek ve her seferinde üzerine biraz daha koyarak gelişmek için kendimize fırsat tanımamız gereklidir.