Şirketler, her ne kadar biz onları yalınlaştırmak için yılmadan mücadele etsek dahi, doğaları gereği kaotik yapılardır. Mükemmele yakın süreç tasarımı yapsak ya da kurumsal yapıyı kusursuz olarak planlasak bile, insanlar arası iletişim ve dış çevre ile yaşanan sayısız etkileşimin bir sonucu olarak “öngörülemeyen” olasılıklar her zaman yaşanabilir. Bu kaotik durum, şirket çalışanlarının harekete geçirilmesinde (motive edilmesinde) de benzer farklılıkların yaşanmasına sebep olur. Her durum için geçerli olabilecek tek bir motivasyon unsurunun (paranın bile!) asla var olamayacağı bir gerçektir. Dolayısıyla ideal olanı zamana, kişiye ve duruma bağlı olarak değişebilen motivasyon unsurlarını tasarlamaktan geçer.

Motivasyon unsurlarını içsel (kişinin kendi kendini harekete geçirecek nedenleri bulduğu) ve dışsal (kişinin dışarıdan uyarıcılar ile harekete geçirildiği) olarak ele aldığımızda ise, yapılan araştırmalar sürdürülebilir başarı için (bireysel ya da kurumsal) çalışanların içsel motivasyon unsurları ile harekete geçirilmesinin daha ideal olduğunu gösterir. Oysa şirketlerde harekete geçirici unsurların bir çoğu dışsal motivasyon kaynaklarından oluşur. Dışsal motivasyon kaynaklarını ise “kazanç odaklı” ve “kayıptan kaçınma odaklı” olarak iki şekilde ele alabiliriz. Kazanç odaklı motivasyon araçları çalışanlara maddi ödül vaat edilen çeşitli araçları barındırırken, kayıptan kaçınma odaklı motivasyon araçları ise çalışanların herhangi bir cezai yaptırım sonucu kazançtan mahrum bırakılması için oluşturulurlar. İşin sonucunda ise mutlaka bir maddi kazanç sağlama güdüsü ile motive olan çalışanların bulunduğu şirketler yaratılır.

Kayıptan kaçınma odaklı harekete geçirici araçların en yaygın kullanılanı elbette “denetim” adı altında yapılan çalışmalardır. Özellikle ciddi anlamda kurumsal yapıdan uzak şirketler için denetim, subjektif yargılara dayanan, istenen kurallara uymayanları ayıklamak ve çalışanları korkutmak için kullanılan en önemli araçtır. Bu aşamada öncelikle “denetim” çalışmalarının şirketler için gerçekten gerekli olup, olmadığını cevaplamak gerekir. Bu soru belki bazı okuyucular için gereksiz gelebilir ancak, günümüzün en trend metotlarından olan “agile şirket” olma fikrine göre geleneksel anlamda yapılan denetimler artık şirketler için gereksiz / verimsiz uygulamalardır. Ben de bu fikrin belirli bir kısmına katılmakla birlikte, ülkemizde henüz kurumsallaşma seviyesi “agile şirket” olma yeteneklerinden çok uzakta olan çoğunluktaki şirketleri düşündükçe henüz geleneksel denetim modellerinin uygulanması gerektiğini düşünüyorum.

Peki, denetim uygulamaları şirketler için bir gereklilik ise biz nerede yanlış yapıyoruz? Yukarıda bahsettiğim örnekteki şirketler gibi, denetimi bir cezadan kaçınma modeli olarak uygulayan ve çalışanları korkutma / sindirme yöntemi ile istediklerini uygulatma çabasında olan şirketlerin kesinlikle yanlış yaptığını söyleyebiliriz. Geleneksel yöntemlerle yapılsa dahi, denetim uygulamalarında temel amaç cezadan kaçınmak ya da ödüllendirmekten ziyade şu 2 özellikte olmalıdır:

1. Kağıt üzerinde tasarlanan süreçlerin / standartların / kuralların gerçek hayattaki uygulamalar ile arasındaki iletişimi güçlendirmek. Tasarım ile uygulamanın bir bütün haline gelmesi için sahadan en doğru bilgiyi almak.
2. İyi uygulamaları tespit ederek, şirket içerisinde yayılmasını sağlayacak araç görevi görmek.

Denetimler şirketlerin harekete geçmesi için benzin görevi gördüğünde, elinde “sopa” ile gezen denetçiler sahadan çekilince şirketlerin benzini de biter ve hareket edemez hale gelirler. Çalışanları ödül veya cezadan kaçınma güdüsü ile beslemenin sonucu, öz denetimsiz ve kendi başına gelişime ihtiyaç duymayan çalışma ortamları yaratılmasına neden olur. Oysa ki, gelişim ve daha iyiyi yapma arzusu ile hareket eden şirketlerde denetim, bu uygulamaları ve çalışanları destekleyen bir araç haline gelir. Bu kapsamda en geçerli yöntem ise insanları değil, süreçleri, uygulama yöntemlerini ve yönetim metotlarının doğruluğunu denetlemek ve geliştirmekten geçer.

Doğru süreç tasarımları, doğru yöntemler ve doğru yönetsel mekanizmalar kurgulandığında çalışanların bu kuralları uygulamak ve hatta geliştirmekten başka arzusu olabilir mi? Peki, böyle bir yapıyı oluşturmak yerine çalışanları ödül ve cezadan kaçınma baskısı ile denetlemek ve bu sayede şirketi hareket ettirmeye çalışmak nereye kadar işe yarar?