Şirketlerde, müşteriye sunulan ürün ve hizmetler oluşana kadar yapılan tüm çalışmalara ait bir hafıza oluşur. Üstelik bu hafıza yıllar boyu süregelen çalışmalar sonucunda giderek büyür ve karmaşıklaşır. Hafızada yer alan bazı bilgiler zamanla eskiyip işe yaramaz hale gelirken, bazıları ise her zaman kritik bir öneme sahip olarak kalır. Kimi bilgilerin ise zaman içerisinde sürekli güncellenerek yenilenmesi ve kullanıma hazır halde tutulması gerekebilir.

Henüz kurumsallaşma çabalarına yeni başlayan şirketlerde biriken hafızanın oluşturulma biçimi departmandan departmana değişlik gösterebilir. Örneğin Muhasebe, Personel ve Özlük İşleri gibi yasal zorunluluklar ile hareket eden departmanlarda geçmişe yönelik tüm işlemler geleneksel ya da elektronik ortamda kayıt altına alınır. Böylelikle söz konusu departmanlarda oluşan hafıza yazılı ve takip edilebilir bir özelliğe sahiptir. Ancak, bu kapsamda henüz bir standart üretememiş olan şirketlerde birçok departmandaki işlere ait bilgiler yazılı olarak kayıt altına alınmamış olur. Örneğin Üretim Departmanı’nda çalışan yüksek kıdemli bir usta üretim esnasında hangi duruma karşı nasıl bir uygulama yapacağını çok iyi bilirken, söz konusu bilgilerin herhangi bir ortamda kayıt altında yer almadığı görülebilir. Bu tip durumlarda şirketin yazılı hafızasının henüz gelişmediği ve birçok önemli bilginin şirketin kendisinden ziyade kişilerin zihninde depolandığı söylenebilir.

Yazılı hafızası gelişmemiş şirketlerde kişiye bağımlılık durumu ne yazık ki çok üst seviyede olur. Kurumsallaşma çalışmalarının temelinde kişilerden bağımsız bir sistem kurulumu esastır ve dolayısıyla yazılı hafızası geliştirilmemiş hiçbir şirketin kurumsallaşma seviyesini yükseltebilmesi mümkün değildir. Peki, yazılı hafızanın oluşturulabilmesi için neler gereklidir? Şirketlerin yönetsel, organizasyonel ve operasyonel yapısının tamamı yazılı hafızanın oluşturulmasında önemli birer parçadır. Dolayısıyla bir şirketin söz konusu yapıları tarif eden dokümanlarının her biri, bir sistem dahilinde oluşturulmuş olmalıdır:

• Strateji Belgesi
• Organizasyon Şeması
• Görev Tanımları
• İş Akış Şemaları, Prosedürler, Talimatlar ve Formlar (tüm operasyonel süreçleri tarif eden)
• Raporlama Sistemi

Yukarıda belirtilen tüm dokümanlar şirkete özel olarak oluşturulmuş bir Dokümantasyon Sistemi’ne bağlı olarak hazırlanmalıdır. Öncelikle doğru ve şirket yapısına uygun olarak bir dokümantasyon sistemi tarif edilmeli ve ardından bu sisteme uygun olarak gerekli tüm dokümanlar oluşturulmalıdır. Dokümantasyon Sistemi’nin kurulması ve etkin olarak işletilmesi üzerine sürece ilerleyen yazılarda detaylı olarak değineceğiz.

Yazılı hafızanın oluşturulabilmesinde gerekli dokümanların tarif edilmiş olması tek başına yeterli değildir. Dokümanlar sadece şirket içi ayrıştırılan yapıların yönetilmesini, operasyonlar içerisinde işlem sırasının doğru şekilde takip edilmesini ve denetlenmesini sağlar. Şirket içi gelişimi, kontrolü ve sağlıklı karar alma sistemlerinin kurulmasını sağlamak için ayrıca operasyon boyunca ilerleyen tüm süreç adımlarından doğru verinin bir havuz içerisinde toplanabiliyor olması gerekir. Diğer bir deyişle, yapılan tüm işlemlerin kayıt edilmesi ve şirket içi veri havuzu içerisine depolanabilmesi sağlanmalıdır. Böylesi bir sistem iki farklı yol ile oluşturulabilir. Birincisi tüm operasyon içerisinden, hazırlanan formlar aracılığıyla manuel olarak verilerin yazılması sağlanmaktır. Bu yöntem özellikle yazılı hafızasını yeni geliştirmeye başlayan ve çalışanların veri biriktirmek konusunda deneyimli olmadığı şirketler için önerilebilir. İkinci yöntem ise şirket bünyesinde kurulan ERP Sistemi ve elektronik veri toplama yöntemleri aracılığıyla tüm operasyonlardan otomatik olarak verilerin toplanması ile yaratılabilir. Böylesi bir sistem maliyetli olmakla birlikte, en sağlıklı ve doğru verinin birikmesine olanak verir. Günümüzde birçok şirket her iki yöntemin bir karması olarak hem elektronik, hem de manuel veri toplama sistemlerini kullanmaktadır.

Yazılı hafızası gelişmiş şirketlerin faydalanabildiği olanaklar şunlardır:

• Kişiye bağımlılığın minimum düzeyde olması,
• Şirkete yeni dahil olan çalışanların adaptasyon sürecinin kısa olması,
• Şirket içi izlenebilirliğin mümkün olması,
• Geleceğe yönelik alınacak kararların daha sağlıklı alınmasına destek sağlaması.

Şirket yöneticileri kendilerinden beklenen sorumlulukları yerine getirebilmek için yönlendirme ve karar almaya elverişli bir ortama ihtiyaç duyarlar. Böylesi bir ortamda ancak gerekli bilgiye sahip olmaları ile mümkündür. Bilgi ise sahadan zamanında ve doğru bilgi olarak geldiğinde bir anlam ifade eder. Öyleyse yöneticiler için yeterli düzeyde izlenemeyen operasyonları yönetmek ciddi riskler doğuracaktır denebilir. İzlenemeyen bir alanı yönetmek, gözünüzde siyah bir göz bandı ile labirentte dolaşmaya benzer. Labirentteki yolları ne kadar iyi bilirseniz bilin, bir süre sonra sizi sürekli farklı şekilde yönlendiren kişilerin sözlerine bağımlı hale gelirsiniz. Şirketlerde izlenebilirlik kavramı bilgi ve deneyimin yanı sıra gelişen olaylar hakkında resmin tamamını görebilmeye ve sağlıklı tepkiler geliştirebilmeye olanak tanır.

Yazılı hafıza, şirketlerin sürdürülebilir bir sistem kurabilmesinde ki önemli teminatlardan birisidir ve kurumsallaşma çalışmalarından ayrı düşünülemez. Yönetilen tüm yapıların yazılı olarak kayıt altına alınması ve takip edilmesi ile güçlenir, şirkete katma değer hale gelir. Bunun için Stratejik, Organizasyonel ve Operasyonel tüm katmanların tarif edilmesi ve veriler elde edilmesi kapsamında yazılı hafızayı güçlendirecek düzeyde alt yapısının kurgulanması gereklidir. Aksi takdirde birileri sizi sürekli yanlış yönlendirirken gözünüz kapalı şekilde labirentin içinde çıkışı arar durursunuz.